Der Bürger*innen-KI-Chatbot via Perplexity AI

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Bürger*innen-KI-Chatbot ist eine nahezu wartungsfreie Auskunftslösung für kommunale Webseiten, die für einen datenschutz-konformen Betrieb konzipiert wurde. Er beantwortet Bürger*innenanfragen in Echtzeit auf der Basis fast aller Informationen einer kommunalen Homepage. Folgende Vorteile sind damit verbunden:

• Für Bürger*innen: Schnelle und barrierearme Antworten auf Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Formularen direkt auf der Webseite  rund um die Uhr.
• Für Verwaltungen: Entlastung bei wiederkehrenden Standardanfragen, da die angebundenen Webseiten automatisiert durchsucht werden können.
• Für IT-Entscheider*innen: Sehr geringe Hardware-Anforderungen und einfache Integration als Web-Widget. Keine teure Server-Infrastruktur vor Ort nötig.
• Für die Forschung: Reallabor zur Untersuchung der Akzeptanz, des Nutzer*innenverhaltens und der Effizienz extern gehosteter, datenschutzkonformer KI-Dienste sowie ihrer ökologischen Auswirkungen

Die Herausforderung

Gerade kleinere Gemeinden und Ämter verfügen oft nicht über die technischen Ressourcen oder die Hardware, um eigene Server für lokale Modelle der Künstlichen Intelligenz zu betreiben oder Datenbanken für Chatbots ständig manuell aktuell zu halten. Dennoch benötigen Bürger*innen auch außerhalb der Öffnungszeiten schnelle, präzise Antworten auf Fragen zu Verwaltungsleistungen, Formularen und Ansprechpersonen.

Unser Ansatz: Co-Creation, System-Prompt & User*innen-Fokus

Die Lösung für dieses Problem liegt in der Auslagerung. Im Projekt wurde ein Prototyp konzipiert, der sich gezielt für den externen Betrieb über einen technischen Dienstleister (Perplexity AI) eignet. Die dafür notwendigen technischen Voraussetzungen sind signifikant geringer als bei unserem RAG-KI-Chatbot-Prototyp.

Der erfolgreiche Praxiseinsatz dieses Prototyps basiert auf drei Säulen:

• Testing & Co-Creation mit Praxispartnern: Der Chatbot wurde in enger Zusammenarbeit mit 3 Kommunen intensiv getestet,  evaluiert und angepasst. Die Begleitung der Verwaltungen half dabei, die jeweiligen Anforderungen direkt in das System einfließen zu lassen.
• System-Prompts und Informationspflege: Über System-Prompts wird das Verhalten der KI gesteuert. Hier werden Zusatzinformationen, Verhaltensregeln, Tonalität und Einschränkungen eingepflegt, um eine möglichst verlässliche, nachvollziehbare und regelkonforme Kommunikation zu unterstützen.
• Fokus auf UI/UX und Barrierearmut: Ein Schwerpunkt der Entwicklungsarbeit lag auf dem User Interface (UI) und der User Experience (UX). Der Chatbot berücksichtigt zentrale Anforderungen an eine barrierearme Nutzung, lässt sich mobil nutzen und bietet eine strukturierte visuelle Rückmeldung mit direkten Quellenverweisen.

TIPP: Sehen Sie sich  den Mitschnitt  zu unseren "Demo Days" an, in dem wir die Hintergründe und die Funktionsweise des Bürger*innen-Chatbots näher erläutern. Im Video wird auch auf die Projekthistorie und den anderen KI-Chatbot-Prototypen (RAG-Prototyp) aus unserem Projekt eingegangen.

Video Demo Days (Stand Dezember 2025)

Ein System, drei Kommunen und eine jeweils individuelle Datenbasis

Ein entscheidender Aspekt des Projekts ist die Standardisierung bei gleichzeitiger Flexibilität: Bei allen drei Partnern (Stadt Velten, Landkreis Uckermark und Landkreis Oder-Spree) kommt dieselbe technische Grundlage mit weitgehend identischem Funktionsumfang zum Einsatz. Der wesentliche Unterschied liegt in den jeweils hinterlegten Webseiten und Datenquellen, die das System durchsucht.

So greift jeder Chatbot auf der jeweiligen Webseite auf völlig unterschiedliche, lokal geprüfte Informationsquellen zu. Die Systeme haben daher unterschiedliche Datenbasen und ein jeweils angepasstes Aussehen. Durch unterschiedliche Links sind sie klar voneinander getrennt. Gehostet wird das System aktuell an der Technischen Hochschule Brandenburg und 3 Kommunen testen die Anwendung bis Ende 2026 im live-Betrieb.

• Stadt Velten („Ofelia"): Beantwortet Bürger*innenfragen zu städtischen Dienstleistungen, Öffnungszeiten und Veranstaltungen direkt auf der Webseite www.velten.de. Die Namensgebung erfolgte durch eine Abstimmung im eigenen WhatsApp-Kanal der Stadt. Der Chatbot ging am 19. Mai 2026 als einer der ersten kommunalen Chatbots im Land Brandenburg live.
• Landkreis Uckermark („UckyLotse“): Nutzt dieselbe technische Grundlage auf www.uckermark.de, greift jedoch auf eine breitere, landkreisbezogene Datenbasis zu. Dazu gehören geprüfte Inhalte der Kreis-Webseite, des Jobcenters, der Tourismusseite und des „Kalendariums". Der Chatbot ging am 11. Juni 2026 live, wurde durch zahlreiche Verwaltungsmitarbeitende intensiv getestet und unterstützt mehrere Fremdsprachen sowie Einfache Sprache. Ein Erklärvideo zum Chatbot ergänzt die Informationen zum Einsatz.
• Landkreis Oder-Spree („FragLOS!"): Setzt den Chatbot seit dem 1. Juni 2026 unter dem Namen „FragLOS!" auf www.oder-spree.de ein. Auch hier ist die technische Basis identisch, doch der Bot durchsucht exklusiv die spezifischen Verwaltungs- und Serviceinformationen der Kreisverwaltung Oder-Spree, um Bürger*innen rund um die Uhr verlässliche Auskünfte zu geben. Geworben für den Chatbot wurde beispielsweise auf Instagram.

Besonderheit: Antwortqualität und Nachhaltigkeit

Bei den beiden im Projekt entwickelten Chatbot-Prototypen (dem Bürger*innen-KI-Chatbot und dem RAG-KI-Chatbot-Prototyp) werden nur ausgewählte Informationen für die Beantwortung von Fragen verwendet. Jede Kommune kann selbst entscheiden, mit welchen Daten ihr Chatbot arbeiten soll. Dadurch kann eine deutlich bessere Antwortqualität erzielt werden als über herkömmliche Suchmaschinen oder bei generischen KI-Chatbots wie ChatGPT. Die selbst entwickelten Chatbots spielen ihre Stärken vor allem bei spezifischen Fragen zu lokalen kommunalen Angelegenheiten aus.

In einer längeren Testphase bis Ende 2026 wird untersucht, was sich durch den Einsatz des KI-Chatbots für Bürger*innenanfragen in der Verwaltung und für die Bürger*innen verändert. Dabei werden Mehrwert, Nachhaltigkeit und finanzielle Kosten näher untersucht. Abschließend sollen Vor- und Nachteile transparent gemacht und in Relation gesetzt werden.

Praxis-Demo und Start der aktuellen Testphase im Live-Betrieb

• Dezember 2025: Brandenburger Digitaltag & Demo-Days — KI-Chatbot wird interessierten Kommunalverwaltungen demonstriert
• 19. Mai 2026: Chatbot „Ofelia" der Stadt Velten geht live
• 1. Juni 2026: Chatbot „FragLOS!" des Landkreis Oder-Spree geht live
• 11. Juni 2026: Chatbot „Uckylotse" des Landkreis Uckermark geht live

Neben den drei intensiv begleiteten Kommunen gibt es bereits weitere Kommunen und Praxispartner*innen, die das System eigenständig getestet haben oder aktuell testen und einen Einsatz planen.

Ausblick & Open Source-Zukunft

Der Bürger*innen-Chatbot wird kontinuierlich weiterentwickelt. Neben geplanten funktionalen Updates ist vorgesehen, zentrale Teile des Systems künftig als Open-Source-Software zu veröffentlichen. Kommunen oder Dienstleister erhalten dadurch die Möglichkeit, den Chatbot selbst zu hosten, anzupassen und unabhängiger zu betreiben.